Satınalmada manuel takibin gizli maliyeti
Her durum güncellemesi bir e-posta, bir arama veya bir Slack mesajı gerektirdiğinde operasyonel maliyet hızla katlanır. Gerçekte neye mal olduğunu hesapladık.
Mevcut düzen işler, işlemeyene kadar
Kimse takip için bütçe ayırmaz. Bu, bir satınalma ekibinin zaten yaptığı şeydir: onay için tedarikçiye e-posta atmak, beklemek, tekrar yazmak, ETA için forwarderı aramak, gümrük müşavirine neyin eksik olduğunu sormak, yönetici için elektronik tabloyu hazırlamak.
Hep böyle yürüdüğü için maliyet, bir şey ters gidene kadar görünmezdir: gümrükte takılan bir konteyner, kimsenin yakalamadığı bir gecikme, denetçi sorduğunda bulunamayan bir doküman. Bu maliyetin parçalarını adlandırmak istedik.
Döküm
Beklemek. Bir satınalmacı bir siparişi onaylatmak için tedarikçiye e-posta atar ve günlerce bekler. Her sessiz gün, lojistiğe ve üretime aktarılan belirsizliktir.
Aramak. Bir dokümanı bulmak birkaç paylaşılan klasöre ve e-posta yazışmasına bakmak, sonra da bunun güncel sürüm olup olmadığından şüphe etmek demektir.
Yeniden sormak. Gümrük müşaviri farklı departmanlarda bulunan bilgileri ister. Birileri toplar; bakılacak ortak bir yer olmadığından müşavir bir sonraki sevkiyatta yine sorar.
Derlemek. Manifestación de Valor (Meksika gümrük beyanı) birden fazla kaynaktan elle veri çekilerek hazırlanır. Yönetime raporlamak her seferinde yeni bir elektronik tablo demektir.
Kimi arayacağını bilmemek. Bir gecikme olduğunda o aşamada kimin sorumlu olduğundan kimse emin değildir; ilk saat doğru kişiyi bulmakla geçer.
Kaçırılanın bedelini ödemek. Gümrükte takılan yükün cezaları. Gecikmelerden doğan işletme maliyetleri. Demuraj ve detention. Bunlar faturada görünür ve yukarıdakilerin doğrudan sonucudur.
Gerçek maliyet, ekibin doküman aramak, takip e-postaları göndermek ve denetimleri elle hazırlamakla geçirdiği saatlerdir. Hiçbir faturada görünmez ama vardır.
Neden katlanır
Yavaş onay geç rezervasyona yol açar. Geç rezervasyon aceleye gelmiş bir gümrük dosyasına. Aceleye gelmiş dosya eksik bir belgeye. Eksik belge bir cezaya. Ve her departman hikâyenin kendi sürümünü tuttuğundan aynı bilgi birkaç kez peşinden koşulur.
Bunu ne ortadan kaldırır
Daha fazla disiplin değil. Yapı. Siparişin, durumunun, dokümanlarının ve konuşmasının bir arada yaşadığı, satınalma, lojistik, gümrük, finans ve operasyonun aynı anda gördüğü tek bir yer. Tedarikçilerin platformda ya da e-postayla onayladığı, yapay zekânın o e-postaları bir satınalmacının tek tıkla onayladığı aksiyonlara dönüştürdüğü bir yer. Bir sonraki sorumlunun tahmin edilmediği, belirlendiği bir yer.
Takip hızlanmaz. Gerekli olmaktan çıkar.