Vitro tüm ithalat P2P sürecini Quloi ile nasıl merkezileştirdi
Meksika'nın en büyük cam üreticisi parçalı dokümantasyonu ortadan kaldırdı, ithalat tedarik zincirinde gerçek zamanlı görünürlük kazandı ve doküman bulma süresini %50'den fazla kısalttı.
Başlangıç noktası
Vitro, Meksika'nın en büyük cam üreticisidir. İthalat tedarik zinciri çok sayıda tedarikçi, forwarder ve gümrük müşavirini kapsar ve bu ilişkilerin her biri doküman üretir: faturalar, konşimentolar, çeki listeleri, sertifikalar.
Quloi'den önce bu dokümantasyon parçalıydı. Dosyalar gelen kutularında, paylaşılan klasörlerde ve e-posta eklerinde yaşıyordu. Birinin bir dokümanın güncel sürümüne ihtiyacı olduğunda arama bir meslektaşa sorulan soruyla başlıyor, çoğu zaman da gümrük müşavirine zaten bir yerlerde var olan kopyayı isteyen ikinci bir e-postayla bitiyordu.
Sorun ERP değildi. ERP satınalma siparişini (PO) ve mal kabulü kaydediyordu. Aradaki her şey, siparişin dış yolculuğu, ERP için görünmezdi.
Ne değişti
Vitro, ithalat satınalmadan ödemeye (P2P) sürecini Quloi'ye taşıdı; her sipariş, sevkiyat ve doküman ait olduğu kayda bağlandı.
Dokümanlar artık siparişe bağlı ve sürüm kontrollü merkezi bir depoda yaşıyor. Ekip, en güncel dosyanın kimde olduğunu sormak yerine siparişi açıyor ve dosyayı orada buluyor.
Sevkiyatlar ithalat tedarik zinciri boyunca gerçek zamanlı takip ediliyor; böylece ekip malzemelerin durumunu ve konumunu her an biliyor, harekete geçmesi gereken bir sonraki sorumlunun kim olduğunu da.
"Araç, malzemelerin durumu ve konumu hakkında her an kesinlik sağlarken süreci ilerletmek için devreye girmesi gereken bir sonraki sorumluyu da belirliyor."
Satınalma Yönetimi, Vitro
Sonuçlar
Doküman bulma süresi %50'den fazla kısaldı. Bir faturayı veya konşimentoyu bulmak, gelen kutularında yapılan bir aramadan siparişin içinde birkaç saniyeye indi.
Gümrük müşavirleriyle daha az e-posta. Dokümanlar platformda paylaşılıp saklandığından dosyaları yeniden gönderme ve sürüm teyit etme trafiği azaldı.
SAT (Meksika vergi idaresi) için denetime hazırlık. Her doküman sürüm geçmişini ve denetim izini taşıdığından bir SAT incelemesi artık e-postalardan bir kağıt izi yeniden kurmaya çalışmak anlamına gelmiyor.
Neden işe yaradı
Quloi, Vitro'nun ERP'sinin yerini almadı. ERP'ye hiç sahip olacak şekilde tasarlanmadığı dış görünürlüğü kazandırdı: satınalma ekibinin, tedarikçilerin, forwarderların ve gümrük müşavirlerinin aynı sipariş üzerinde, aynı dokümanlarla, bağlam içinde çalıştığı tek bir yer.
PO sonrası boşluk işte böyle kapanır.