Cómo Vitro centralizó todo su proceso P2P de importación con Quloi
El mayor fabricante de vidrio de México eliminó la documentación fragmentada, obtuvo visibilidad en tiempo real de su cadena de importación y redujo el tiempo de búsqueda de documentos en más de 50%.
El punto de partida
Vitro es el mayor fabricante de vidrio de México. Su cadena de suministro de importación abarca muchos proveedores, agentes de carga (forwarders) y agentes aduanales, y cada una de esas relaciones produce documentos: facturas, conocimientos de embarque, listas de empaque, certificados.
Antes de Quloi, esa documentación estaba fragmentada. Los archivos vivían en bandejas de entrada, carpetas compartidas y adjuntos de correo. Cuando alguien necesitaba la versión vigente de un documento, la búsqueda empezaba con una pregunta a un colega y muchas veces terminaba con un segundo correo al agente aduanal pidiendo una copia que ya existía en algún lado.
El problema no era el ERP. El ERP registraba la orden de compra (PO) y la recepción. Todo lo de en medio, el recorrido externo de la orden, le era invisible.
Qué cambió
Vitro llevó su proceso purchase-to-pay de importación a Quloi, con cada orden, embarque y documento vinculado al registro al que pertenece.
Los documentos ahora viven en un repositorio centralizado, vinculado a la orden y versionado. En lugar de preguntar quién tiene el archivo más reciente, el equipo abre la orden y ahí lo encuentra.
Los embarques se rastrean en tiempo real a lo largo de la cadena de importación, así que el equipo sabe el estatus y la ubicación de los materiales en cualquier momento, y quién es el siguiente responsable que debe actuar.
"La herramienta da certeza sobre el estatus y la ubicación de los materiales en cualquier momento, y además identifica al siguiente responsable que debe intervenir para que el proceso avance."
Gerencia de Compras, Vitro
Los resultados
Tiempo de búsqueda de documentos reducido en más de 50%. Encontrar una factura o un conocimiento de embarque pasó de una búsqueda entre bandejas de entrada a unos segundos dentro de la orden.
Menos correos con agentes aduanales. Con los documentos intercambiados y almacenados en la plataforma, el ir y venir de reenviar archivos y confirmar versiones bajó.
Preparación para auditorías del SAT. Cada documento lleva su historial de versiones y su pista de auditoría, así que una revisión del SAT ya no significa correr a reconstruir el rastro documental desde el correo.
Por qué funcionó
Quloi no reemplazó el ERP de Vitro. Le dio la visibilidad externa para la que nunca fue diseñado: un solo lugar donde el equipo de compras, los proveedores, los forwarders y los agentes aduanales trabajan sobre la misma orden, con los mismos documentos, en contexto.
Esa es la brecha post-PO, cerrada.